Nasz klient działający od wielu lat w branży handlowej (detalicznej) zwrócił się do nas z prośbą o wdrożenie rozwiązania porządkującego procesy zakupowe usług i towarów niehandlowych obejmujące szeroki zakres od zarządzania umowami (w tym czynszowymi), poprzez zamówienia aż do obiegu faktur i ich rozliczania.

Ponieważ w organizacji nie było wcześniej uporządkowanego procesu zamówień, rozpoczęliśmy od uruchomienia tego, co wydawało się najprostsze – przygotowaliśmy proces akceptacji faktur trafiających do organizacji. Faktury nie były początkowo łączone z zamówieniami (których formalnie nie było). Po wprowadzeniu dekretowano je; na podstawie dekretacji system automatycznie wyliczał ścieżki akceptacji i je realizował. Na koniec eksportowano faktury do systemu ERP (Oracle EBS).

W kolejnym kroku zbudowaliśmy i wdrożyliśmy od podstaw proces obiegu zamówień, który od tej pory stanowił obowiązkową inicjację zakupu usługi lub towaru – wszystkie faktury musiały być wiązane do zamówień. Ścieżki obiegu zamówień zależały od kombinacji centrów kosztowych, projektów i obszaru zakupów (np. IT, HR, meble itp.). Dane z zamówienia stanowiły podstawę do dekretacji faktury.

W ostatnim etapie stworzyliśmy repozytorium umów, ze szczególnym uwzględnieniem umów czynszowych lokali handlowych. Przygotowaliśmy złożone szablony pozwalające w szczegółach zarządzać kosztami związanymi z realizacją tych umów.